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人事檔案管理辦法
  1. 人事檔案管理辦法

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  3. 上傳時間:2014年06月27日 14時48分35秒 免費下載價格:
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課件介紹

【人事檔案管理辦法】

 

一、人事檔案管理基本要點:

 

保密管理:人事檔案為公司機密,公司由人力資源部同事專人負責管理,無關人員不得查閱。 

動態管理:隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更,例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人聯系方式變更…只要員工的信息有變更,員工檔案就應該實時更新,否則就失去員工檔案的意義,沒法給公司工作提供價值。

 

二、人事檔案管理主要規定:

 

  (1)保衛制度:  設立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等,檔案柜保持清潔和干燥衛生,有相應的防火防潮措施,檔案柜不準放無關物品。 

(2)歸檔制度:  所有員工人事檔案要及時歸檔,入職新員工要新建檔案袋,檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等,員工檔案要分部門和時間管理,以便在需要時快速查找。公司設立人事檔案管理清單,里面注明檔案袋統計數量、人員清單、使用登記等等。 

(3)審閱制度:  公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案,需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等,再由審閱人員的領導簽字并由人事檔案部門審核批準,人事檔案管理部門對申請報告進行審核,若手續齊全,可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時,管理人員要檢查人事檔案是否已經完整歸還,是否有損壞等情況。 

(4)出具證明材料:  公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時,例如工資證明、婚育證明等等,需要求使用人出具證明材料的理由,例如用于貸款、買房、報銷費用等等,人事部門結合檔案材料出具證明材料,證明材料還需人事部門檢查是否合適,再給予蓋章、使用。 

(5)檢查制度:  公司定期對人事檔案進行檢查,檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發事故,還需對員工檔案進行抽查,檢查是否有損壞和遺失。 

(6)銷毀制度:  如果檔案袋滿足銷毀要求,需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。  相應管理表格有:人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單……  人事檔案包含了員工的基本個人信息,管理工作不容忽視。

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